Menjaga efektivitas pengendalian keamanan ketika kegiatan operasional membutuhkan fleksibilitas
Prosedur keamanan dirancang untuk menetapkan ketentuan yang jelas: siapa yang boleh memasuki suatu area, apa saja yang harus diperiksa, dan bagaimana situasi yang tidak biasa harus ditangani.
Namun, kegiatan operasional tidak selalu berjalan sesuai rencana.
Pengiriman barang tiba di luar jadwal yang telah ditentukan. Kontraktor membutuhkan akses segera untuk memperbaiki peralatan yang mengalami kerusakan. Manajer produksi meminta pengecualian untuk menghindari keterlambatan yang dapat menimbulkan biaya tambahan.
Situasi seperti ini dapat muncul karena kebutuhan bisnis yang sah, bukan karena adanya upaya sengaja untuk mengabaikan prosedur keamanan. Namun, cara situasi tersebut ditangani dapat menentukan apakah pengendalian yang telah ditetapkan tetap berjalan efektif.
Tantangannya bukan sekadar mengikuti prosedur atau memenuhi tuntutan operasional. Tantangannya adalah menangani situasi tersebut tanpa mengabaikan tujuan dari pengendalian keamanan.
Ketika Prosedur Tidak Mencakup Semua Situasi
Bayangkan seorang kontraktor datang untuk memperbaiki peralatan yang tiba-tiba mengalami kerusakan. Pekerjaan tersebut mendesak, tetapi nama kontraktor tidak tercantum dalam daftar akses yang telah disetujui.
Mengizinkan kontraktor masuk tanpa verifikasi yang memadai dapat menimbulkan risiko yang sebenarnya bisa dihindari. Sebaliknya, menolak akses tanpa meneruskan persoalan tersebut kepada pihak yang berwenang dapat memperpanjang gangguan operasional.
Petugas keamanan tidak seharusnya diminta memutuskan sendiri apakah kondisi mendesak membenarkan pengabaian suatu persyaratan keamanan. Namun, penanganan situasi juga tidak seharusnya berhenti pada penolakan apabila persoalan tersebut dapat diselesaikan oleh pengambil keputusan yang berwenang.
Hal yang menentukan adalah apakah tersedia proses yang jelas untuk menangani situasi tersebut.
Respons yang tepat dapat mencakup verifikasi identitas kontraktor, konfirmasi dari perwakilan klien yang berwenang, serta penyelesaian pemeriksaan akses yang diwajibkan sebelum kontraktor diizinkan masuk. Langkah yang diperlukan bergantung pada karakteristik lokasi, jenis pekerjaan, dan risiko yang terkait.
Prinsipnya sederhana: kebutuhan operasional yang mendesak mungkin memerlukan keputusan yang lebih cepat, tetapi tidak serta-merta menghilangkan kebutuhan akan otorisasi.
Ketika Pengecualian Menjadi Kebiasaan
Satu pengecualian tidak selalu melemahkan pengaturan keamanan. Masalah muncul ketika pengecualian diberikan tanpa kewenangan yang jelas, batasan yang tegas, atau tindak lanjut yang sesuai.
Seorang pengunjung yang sudah dikenal mungkin diizinkan masuk karena seseorang menyatakan bahwa kedatangannya telah diketahui. Seorang kontraktor mungkin diterima karena diminta oleh seorang manajer. Seiring waktu, permintaan serupa dapat menjadi kebiasaan, bahkan ketika alasan awal pemberian pengecualian sudah tidak lagi berlaku.
Pengecualian yang semula bersifat khusus dapat perlahan berubah menjadi praktik informal yang menggantikan prosedur yang telah ditetapkan.
Persoalan ini bukan hanya mengenai apakah seseorang telah mengikuti instruksi. Hal ini juga menyangkut bagaimana pengecualian diberikan, dikomunikasikan, dan ditinjau kembali.
Jika penyimpangan yang sama terus berulang, manajemen perlu mencari tahu penyebabnya. Prosedur yang berlaku mungkin tidak sesuai dengan kondisi operasional sebenarnya, pembagian tanggung jawab mungkin belum jelas, atau perencanaan operasional mungkin perlu diperbaiki.
Tanpa peninjauan tersebut, personel dapat terus menghadapi masalah yang sama, satu kejadian demi satu kejadian.
Tanggung Jawab yang Jelas Memungkinkan Fleksibilitas
Petugas keamanan, supervisor keamanan, dan perwakilan klien memiliki tanggung jawab yang berbeda.
Petugas keamanan bertugas menerapkan prosedur, memverifikasi informasi yang relevan, melaporkan hal-hal yang menjadi perhatian, dan meneruskan situasi yang berada di luar kewenangannya kepada pihak yang tepat. Mereka tidak seharusnya dibebani keputusan komersial atau operasional tanpa informasi maupun otorisasi yang diperlukan.
Perwakilan klien memahami implikasi bisnis dari situasi tersebut dan perlu menetapkan siapa yang berwenang menyetujui pengecualian. Penyedia jasa keamanan bertanggung jawab memastikan personelnya memahami prosedur yang berlaku dan mengetahui cara memperoleh keputusan yang diperlukan. Pengaturan ini harus dapat berjalan dalam praktik, termasuk di luar jam kerja normal ketika pengambil keputusan yang biasa dihubungi mungkin tidak tersedia.
Manajemen perlu menetapkan siapa yang berwenang menyetujui pengecualian, persyaratan mana yang tidak boleh dikesampingkan, pemeriksaan apa yang tetap wajib dilakukan, serta bagaimana keputusan harus dicatat. Permintaan pengecualian yang berulang juga perlu ditinjau untuk menentukan apakah prosedur atau pengaturan operasional yang mendasarinya perlu diperbaiki.
Tujuannya bukan menambah beban administrasi. Tujuannya adalah memastikan bahwa fleksibilitas diterapkan secara terencana, berdasarkan otorisasi yang tepat, dan sesuai dengan tingkat risiko.
Keamanan Harus Mendukung Operasional
Keamanan dan kegiatan bisnis bukanlah dua tujuan yang saling bertentangan. Keduanya berkontribusi terhadap kemampuan organisasi untuk menjalankan operasional secara andal.
Prosedur yang mengabaikan kondisi operasional yang sah mungkin sulit diterapkan secara konsisten. Namun, membiarkan persyaratan dikesampingkan setiap kali muncul tekanan operasional akan mengurangi keandalan pengendalian keamanan.
Keamanan yang efektif membutuhkan lebih dari sekadar instruksi agar petugas mengikuti aturan. Diperlukan prosedur yang dapat diterapkan, kewenangan pengambilan keputusan yang jelas, serta kerja sama antara pihak yang bertanggung jawab atas keamanan dan pihak yang bertanggung jawab atas operasional.
Prosedur keamanan paling bernilai ketika tetap dapat diandalkan dalam situasi penuh tekanan, bukan hanya ketika segala sesuatu berjalan sesuai rencana.
